Brzizajam.com blog

Organizacija ureda za bolju produktivnost, otvoreni ili zatvoreni uredi, utjeće li prostor na produktivnost, više pauza i planiranje za bolju produktivnost, te što može ugroziti produktivnost

  • Datum: 09. svibnja, 2018
  • Autor: brzizajam.com

Organizacija ureda - bolja produktivnost

Neuredan radni stol, papiri posvuda, mali papirići zalijepljeni na monitor, fascikle i slično, prašnjavi stol, šalice od kave i slično. To se zove neuredno radno mjesto, a to nam ubija produktivnost. Možda toga niste svjesni, ali kada imate neuredno radno mjesto pada vam koncentracija, vjerojatno vam i smeta prašina i neorganiziranost, ali nemate vremena to sve pospremiti ili posložiti. 

Savjet je da ipak nađete vremena i da napravite organizaciju u svom uredu i na svom radnom mjestu. Posložite papire gdje im je mjesto, u fascikle, ormare ili police. Postoji razni uredski pribor koji vam u tome može pomoći. Male papiriće možete sa pribadaćama staviti na posebnu ploču na zidu koju također možete nabaviti u uredskom priboru. Kemijske olovke također stavite u držače za olovke. Dobra organiziranost u uredu vam povećava produktivnost i bolje ste koncentrirani na ono što radite. 

Otvoreni ili zatvoreni uredi

Nekad se stavljanje svih zaposlenika u jedan otvoreni prostor smatralo vrhuncem inovativnosti. Danas su mišljenja već podijeljena – neki misle da negativne posljedice rada u otvorenom uredu premašuju pozitivne. Ipak, rad u otvorenom uredu često je neizbježan. Najveća enigma za zaposlenike u otvorenim uredima je kako ostati koncentriran na posao uz sve što se oko njih događa. Ako se još bliže rokovi, stres raste i dodatno ugrožava učinkovitost. 

Loša strana otvorenih ureda je u tome što se stalno morate suočavati s tuđom negativnošću. Najbolji savjet je – izbjegavajte one koji se stalno žale. Njihov stav može biti toksičan za cijeli ured i drastično oštetiti vaš potencijal za produktivnost. Isto je i s uredskim tračevima – u to se bolje ne upuštati. S godinama se pokazalo kako buka, česti prekidi u radu, gubitak privatnosti, stalna hijerarhijska kontrola i slični faktori u kombinaciji pojačavaju napetost i stres te utječu na smanjenje produktivnosti. Zbog toga su vlasnici mnogih tvrtki u otvorene urede odlučili postaviti pregrade koji služe i kao zvučna izolacija te omogućuju malo privatnosti. Neosporno je da otvoreni uredi poboljšavaju komunikaciju među zaposlenicima. Ponekad vam to koristi, osobito ako zapnete na nekom teškom zadatku. Uvijek je tu netko tko vam može pomoći. Ali ponekad vas razgovori pregaze.

Utječe li prostorna produktivnost

Poslovni prostor itekako utječe na poslovni uspjeh. Prostor je iznimno bitan za svakog čovjeka i svatko od nas posjeduje svoj unutarnji i vanjski prostor. Dok do ovog prvog dolazimo postepeno i uređujemo ga putem osobne nadogradnje i iskustva, ovaj drugi je vidljiv odmah, golim okom, kako nama, tako i ljudima oko nas. Poslovni prostor je, na neki način, ambalaža cjelokupnog poslovnog procesa jedne organizacije. 

Mnogi poslodavci i tvrtke shvatili su da uredsko okruženje izravno utječe na zadovoljstvo, kreativnost i produktivnost zaposlenika. Ovaj trend dobio je zanos u kasnim 90-ima, kad su mnoge tehnološke tvrtke između ostalog bili inovatori u dizajnu svojih poslovnih prostora.

Tehnološke tvrtke razvile su ugled za izgradnju čudesnih radnih prostora, više nalik igralištima na kojima se njihovi zaposlenici vesele raditi. I kao rezultat, privukli su najbolje radnike i dobili su zauzvrat najviše od njih nazad.

U posljednje vrijeme, ova mini revolucija raširila se na mnoge druge tradicionalne industrije. Mnoge velike tvrtke progresivno se kreću prema otvorenim, kreativnim, i suradničkim radnim prostorima.

Veća produktivnost sa više pauza

Rad na kompjutera, s papirima zna biti dosta naporan. Sjedenje na istom mjestu i to po par sati u komadu nikako nije dobro za vas, vaše zdravlje, ali i za vaš posao koji obavljate. Vjerojatno skoro svaki dan osjetite u neko određeno doba dana pad koncentracije, veliki umor i loše raspoloženje. To je upravo znak da nešto trebate poduzeti kako biste se izvukli iz takvih faza.

Razmislite malo zašto vam pada koncentracija i zašto vas hvata toliki umor. Možda je razlog taj što cijeli dan u komadu sjedite na istom mjestu što je vrlo loše za vas a i za vaš posao. Više pauza tokom radnog dana znači i veću produktivnost. Tijelu je potrebno razgibavanje kroz dan, sjedenje na istom mjestu i to po par sati može rezultirati lošim raspoloženjem i gubitkom energije. Ne morate uzimati duge pauze, uzmite barem svakih sat vremena pauzu od samo par minuta. Prošećite izvan ureda, izađite na svjež zrak ako ste u mogućnosti, napravite kavu ili popijte sok, sve će vam to pomoći vratiti energiju i dobiti elana za nastavak posla. Nećete ništa izgubiti ukoliko isprobate ovu metodu barem tjedan dana, razliku ćete sigurno primijetiti.

Planiranje za bolju produktivnost

U današnja užurbana vremena organizacija i produktivnost iznimno su visoko na ljestvici prioriteta. Mjerila uspješnosti ili rezultata poslovanja poduzetnika su produktivnost, ekonomičnost i rentabilnost. Pokazatelji produktivnosti, ekonomičnosti i rentabilnosti mogu se iskazati u fizičkim ili naturalnim jedinicama, te u financijskim ili novčanim jedinicama. 

Povećavanje produktivnosti ima samo onda smisla ako se ostvaruje uz povećavanje proizvodnje. Povećavanje produktivnosti na račun proizvodnje dovelo bi i do povećanja rijetkosti proizvoda i, u vezi s tim, do slabijeg podmirivanja potreba. Pokazatelj produktivnosti rada u financijskom izrazu, a i u fizičkom ili naturalnom obliku ukazuje na stupanj razvijenosti nacionalne ekonomije, odnosno uspješnosti poslovanja poduzetnika. Mali poduzetnik odmah osjeti posljedice svoje krive odluke, a vrlo je vjerojatno da će to iskustvo podijeliti s njime i svi članovi njegove obitelji.

Idealno je kada  poduzetnik započne planiranje prije nego se uopće uputio u poduzetničke vode. Stvari se  mogu predvidjeti temeljem povijesnih podataka o kretanju poslovanja i očekivanja od budućeg razdoblja. Iz takvih se predviđanja generira plan, a koji onda služi kao alat za upravljanje poslovanjem. Pri tome valja imati na umu da je praktično nemoguće da će se sve planirane vrijednosti ostvariti sa 100%. Bit će tu i viših i nižih ostvarenja, no korist od planiranja proizlazi upravo iz toga da se, uz redovno praćenje ostvarenja plana, u slučaju da su ostvarenja znatno različita od plana, bilo to u pozitivnom ili u negativnom smjeru, može pravovremeno intervenirati u poslovanje i poduzeti korektivne aktivnosti.

Što ubija produktivnost na poslu

Dosta stvari nam može odvući pažnju na poslu, a onda ne stignemo obaviti posao na vrijeme, stišću nas vremenski rokovi i slično. Kako bismo bolje radili tada moramo bolje organizirati svoje vrijeme i maknuti se od sitnica koje nam oduzimaju vrijeme i zbog kojih smo manje produktivni. 

Vrlo često provjeravamo svoje mailove, gledamo što ima na društvenim mrežama, na raznim portalima, te se dopisujemo preko poruka i slično. Sve nam to oduzima dosta vremena, ali nam i to oduzima produktivnost. Imamo manje volje za rad pa time i manje napravimo. Bolja organizacija na poslu će nam zasigurno tu pomoći. Treba napraviti plan rada kroz dan, te si staviti u taj plan određeno vrijeme za stanke kada možemo nešto pojesti, popiti ili pogledati na internetu. To vrijeme treba ograničiti na najmanje moguće vrijeme. Imat ćemo više volje za radom ukoliko svaki dan napravimo posao na vrijeme jer ćemo biti zadovoljniji i sretniji što smo napravili što smo trebali i za što smo u krajnjem slučaju i plaćeni.