Poslovni procesi su aktivnosti koje su potrebne da bi se ostvario zajednički cilj. Bilo da se radi o poslovnom sustavu ili zaposlenima, bilo da se nadopunjuju ili se izvode paralelno. Ne postoji organizacija koja nema poslovnog procesa, jer čim se nešto radi, radi se na određeni način, samim tim postoji proces. Poslovni proces nije nužno nešto opipljivo, niti je samo alat, nego je način funkcioniranja organizacije, i disciplina praćenja procesa. Poslovni proces, bilo da je složen ili jednostavan, treba biti optimalno podešen sukladno tvrtki i organizacijskim mogućnostima, kako bi povećao produktivnost tvrtke, što mu je i glavna namjena. Upravljanje poslovnim procesima služi za ujedinjavanje procesa, zaposlenika, tehnologije i vezanih čimbenika, u organizacijsku strukturu kojoj je krajnji cilj zadovoljstvo klijenta i uspješno poslovanje. Osnovni cilj upravljanja poslovnim procesima je kontinuirana nadogradnja procesa i svega unutar organizacije, pregled, izmjene, kreiranje i otkazivanje istih.
Ne postoje jedinstveni poslovni procesi, nego su direktno vezani na grane industrije, branše, veličine ili tipove organizacija, i svega što određenu tvrtku čini drugačijom. U nekim industrijama i branšama kompletno upravljanje poslovnim procesima je moguće napraviti putem poslovnog softvera, kod nekih je dovoljno korištenje nekog od ISO standarda, a kod nekih treba znati što je uopće moguće postaviti kao proces.Upravljanje poslovnim procesima dijelimo na pet glavnih faza: dizajn, modeliranje, izvršenje, nadzor, optimizacija. Prvi korak u dizajnu poslovnih procesa jest prepoznavanje postojećeg procesa. Potrebno je prepoznati kakve su sada procedure u segmentu koji želimo postaviti kao proces. Obratiti pažnju na metode rada, na sudionike, upozorenja i obavijesti, eskalacije, sagledati sve vezane čimbenike. Dobar dizajn bi u startu trebao smanjiti količinu potencijalnih problema u životnom vijeku određenog procesa. Univerzalno najjednostavniji alat za dizajn samih procesa su olovka i papir, ili bijela ploča i marker. Bilo da poslovni proces u potpunosti mislite automatizirati preko softvera, realnost je da u nekim dijelovima nećete moći izbjeći ljudski faktor. Ovisno o potrebi poslovanja, uvijek je dobro investirati u dobar ERP sustav sa potrebnim nadogradnjama, bilo iz samog poslovnog programa ili uz dodatak vanjskog softvera. Što manje je ljudski faktor uključen, smanjiti će se kompliciranost samog procesa i potencijalni problemi.
Nakon uspješne integracije poslovnog procesa, potrebno je vršiti nadzor nad istim i izmjeriti njegovu učinkovitost. Samom integracijom poslovnog procesa svaki korak u njemu mora biti moguće pratiti i to treba uzeti u obzir kod dizajna procesa. Primjer jednostavnog procesa bi bila isporuka roba prema kupcu – narudžba poslana, u transportu, na dostavi, dostavljena, plaćena. Sa tim informacijama se dodatno može povećati i sam nivo usluge prema klijentima uz davanje adekvatnih informacija o njihovoj npr. isporuci. Nakon uspješne implementacije poslovnog procesa, na podacima iz idejnog riješenja modela, i samog nadzora potrebno je sakupiti informacije koje govore što nefunkcionira a što funkcionira. Gdje se može proces optimizirati kako bi se smanjili troškove, utrošeno vrijeme i podigla produktivnost procesa. Obavezno uzeti u obzir činjenicu, da poslovni proces ima rok trajanja. Kako posao evoluira, ili se mijenja tržište, zaposlenici ili čak softver tako je nadasve potrebno mijenjati poslovne procese, koji također moraju evoluirati sukladno drugim faktorima. Ako proces ne evoluira sa promjenama zastariti će, i veća je šansa da će postati uteg u poslovanju, a ne način koji treba nešto unaprijediti, a potencijalno kreiranje novih procesa će u novom trenutku koštati više, nego kontinuirana briga i nadograđivanje postojećih.