Definiranje ciljeva motivira pojedince koji izvršavaju zadatke. Znaju li ljudi zašto je nešto potrebno, izglednije je da će to naučiti dobro raditi i ispuniti svrhu nego ako im se naprosto naloži da nešto učine. Ljudi se ponose dobro obavljenim poslom. Ako ne znaju svrhu posla koji obavijaju, ne mogu znati rade li dobar posao.
Primjerice, Neil je bio student strojarstva. Bio je uključen u program kooperativnog obrazovanja te je tri mjeseca radio u industriji, a tri je mjeseca pohađao nastavu. Radio je u istraživačkom laboratoriju velikog proizvođača plastike, gdje mu je dodijeljen rutinski posao testiranja. Posao je bio repetitivan i dosadan, tako da je Neil ubrzo izgubio zanimanje i njegov radni učinak je opao. Menadžer laboratorija je zamijetio kako to djeluje na posao, pa mu je pomno izložio važnost testiranja, način uporabe rezultata i točan način na koji njegov rad pridonosi ispunjavanju cilja tvrtke - proizvodnji vrhunskog proizvoda. Kad je Neil shvatio smisao rada koji obavlja, učinak mu se popravio i uskoro je ostvarivao vrhunske rezultate.
Definiranje ciljeva pruža dosljednost u planiranju. Kad nekoliko osoba radi na planiranju, temeljito razumijevanje ciljeva olakšat će im izradu planova usklađenih s krajnjim ciljevima organizacije. Svaka osoba uključena u postupak planiranja ima u vidu krajnje ciljeve i usklađuje s njima svoj aspekt planiranja.
Utvrđivanje ciljeva predstavlja zdrav temelj za koordinaciju i kontrolu. Na temelju tih ciljeva moguće je odrediti standarde, a oni postaju smjernice za ocjenu stvarnih postignuća.